Privacy beleid Scouting Novo Mundo

Context

Vanaf 25 mei 2018 is in de EU de Algemene Verordening Persoonsgegevens van toepassing. Ook voor onze vereniging heeft dat gevolgen. Dit privacy beleid beschrijft hoe Scouting Novo Mundo omgaat met persoonsgegevens.

Scouting Nederland

Alle leden van Scouting Novo Mundo zijn ook lid van Scouting Nederland. Dat betekent dat ook het privacy beleid van Scouting Nederlandvan toepassing is. Dit privacy beleid is te vinden op de website van Scouting Nederland: https://www.scouting.nl/privacy.

 

Persoonlijke informatie – welke gegevens bewaren we van onze jeugdleden en onze vrijwilligers?

De belangrijkste plek waar persoonsgegevens worden opgeslagen is Scouting Online (SOL). SOL is het administratieve platform dat aangeboden wordt door Scouting Nederland. De gegevens van alle ingeschreven leden van Scouting Novo Mundo staan opgeslagen in SOL het inschrijf formulier is hier te vinden: Inschrijfformulier. Het privacy beleid van Scouting Nederland gaat specifiek in op het gebruik van SOL.

De gegevens die worden opgeslagen in SOL zijn minimaal de gegevens die zijn ingevuld op het inschrijfformulier van het lid. Dit formulier is te vinden op de website van Scouting Novo Mundo. Daarnaast bevat SOL gegevens over evenementen, financiële gegevens, verzekeringen en kwalificaties van de groep en haar leden.

Iedereen die lid is van Scouting Novo Mundo kan een account aanvragen voor SOL (https://sol.scouting.nl/). De kaderleden krijgen op basis van hun functie een bepaalde rol in het platform. Dit zorgt ervoor dat alleen de kaderleden met een specifieke functie bij de voor hun relevante gegevens kunnen. 

De verantwoordelijkheid voor het verwerken van de informatie van ingeschreven leden ligt bij de ledenadministratie van Scouting Novo Mundo. Deze is te bereiken via ledenadministratie@scoutingnovomundo.nl. 

 

Gezondheidsformulieren

Om de verantwoordelijkheid over onze leden zo goed mogelijk te kunnen dragen verzamelt Scouting Novo Mundo ook gegevens over de gezondheid van de leden, door middel van het gezondheidsformulier

Deze gegevens worden niet opgeslagen in SOL. De gegevens van de jeugdleden worden beheerd door de verantwoordelijke leiding van de speltak.

De gegevens over de gezondheid van jeugdleden worden verzameld om juist en effectief te kunnen handelen in het geval van een noodgeval. Daarnaast worden deze gegevens gebruikt om het programma (bijvoorbeeld activiteiten en eten) af te stemmen op specifieke leden. Het is van belang dat deze gegevens altijd up-to-date zijn. Het betreffende jeugdlid wordt daarom minimaal jaarlijks verzocht deze gegevens opnieuw aan te leveren waarna de oude gegevens worden vernietigd.

De gezondheidsgegevens worden uitsluitend gedeeld met de daartoe belanghebbende personen. Gegevens van jeugdleden zullen niet buiten de speltak worden gedeeld. Gegevens zullen nooit worden gedeeld met iemand buiten de verenging, tenzij dit medisch noodzakelijk is. Bij het overvliegen van een jeugdlid worden de gegevens wel gedeeld met de nieuwe speltak.

Van kaderleden worden géén gegevens over de gezondheid bijgehouden. Zij bepalen zelf of en met wie zij welke gegevens over de gezondheid willen delen.

 

Beeldmateriaal en sociale media

Om belanghebbenden en belangstellenden op de hoogte te houden van de activiteiten van de vereniging maakt Scouting Novo Mundo van sociale media platforms. Regelmatig wordt bij berichten op deze platforms gebruik gemaakt van foto’s van de speltakken en daarmee haar jeugdleden. Bij het inschrijven van een lid bij Scouting Novo Mundo geeft het lid aan wel of niet akkoord te zijn met het gebruik van beeldmateriaal in deze berichten. Als het lid niet akkoord gaat worden er geen foto’s van het lid geplaatst, tenzij het lid daarin onherkenbaar is gemaakt. Het akkoord voor gebruik van beeldmateriaal is te allen tijde aan te passen door contact op te nemen met de ledenadministratie. 

Een lid dat akkoord is gegaan met het gebruik van beeldmateriaal kan alsnog een verzoek doen om specifiek beeldmateriaal te verwijderen van sociale media platforms. Het lid kan hiervoor contact opnemen via privacy@scoutingnovomundo.nl, of met de schrijver van het bericht.

 

De website

De website van Scouting Novo Mundo is gebouwd met behulp van Wordpress. De cookies die door de website worden verzameld zijn uitsluitend de cookies die nodig zijn om Wordpress (en bijbehorende plugins) normaal te laten werken. Scouting Novo Mundo verzamelt geen specifieke cookies, en verwerkt geen informatie uit de cookies die door Wordpress worden gebruikt. 

 

Email

Email wordt wordt gehost bij office365, deze hebben een eigen privacy statement: https://privacy.microsoft.com/nl-nl/privacystatement. Email wordt in distributie groepen verspreid naar de betreffende leiding van de speltakken. De kaderleden worden gewezen op de richtlijnen van de AVG, en worden verzocht gegevens niet onnodig te bewaren en te verspreiden.

 

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Scouting Novo Mundo vraagt, in overeenstemming met het reglement van Scouting Nederland, een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van alle ingeschreven kaderleden. Deze VOG wordt in SOL geregistreerd door de ledenadministratie en vervolgens geretourneerd naar de vrijwilliger. De vrijwilliger is verplicht de VOG te kunnen overhandigen als dit gevraagd wordt.

 

Data beveiliging incidenten

In het geval er sprake is van een data beveiliging incident (ook wel data-lek) in de context van SOL, wordt hierover contact opgenomen met Scouting Nederland. Indien de richtlijnen dit voorschrijven wordt door Scouting Nederland melding gemaakt bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). In het geval er een data beveiliging incident optreedt in de context van specifiek door Scouting Novo Mundo verzamelde gegevens (bijvoorbeeld een gezondheidsformulier), zal door het bestuur zelf een melding gemaakt worden bij de AP. Ook de personen die betrokken zijn bij een data beveiliging incident zullen door het bestuur op de hoogte gesteld worden.

Bij vermoeden van een data beveiliging incident wordt dringend verzocht contact op te nemen via privacy@scoutingnovomundo.nl.

 

Recht op inzage en vergeten

Het recht op inzage van de verzamelde persoonsgegevens wordt deels ingevuld door de mogelijkheid in te loggen in SOL. In dit platform kan het lid alle persoonsgegevens bekijken die op dat moment bekend zijn. Omdat iemand zonder deze gegevens geen lid kan zijn van Scouting Novo Mundo, is het recht van vergeten van huidige leden niet van toepassing. Het recht van vergeten van oud-leden wordt ingevuld door het vernietigen van de door Scouting Novo Mundo specifiek verzamelde gegevens.

 

Verzamelen van contactgegevens externen

Iedere digitale correspondentie met leden van de vereniging kan worden opgeslagen. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor digitale communicatie met externe personen, bijvoorbeeld het jaarverslag. Deze gegevens kunnen op verzoek worden verwijderd door contact op te nemen met de afzender, of via privacy@scoutingnovomundo.nl

 

Verzamelen van overige gegevens

Behalve de in dit beleid genoemde gegevens, is het mogelijk dat er voor andere doeleinden gegevens worden verzameld. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij het beheren van deelnemerslijsten voor een evenement. Omdat de verzameling van deze gegevens niet georganiseerd is, kan hier geen recht op inzage bij uitgeoefend worden. Wel worden de kaderleden gewezen op de richtlijnen van de AVG, en worden zij verzocht gegevens niet onnodig te bewaren. 

TOP });